Lo Stato è un acquirente inefficiente

La macchina pubblica è molto complessa, spesso troppo, e soprattutto nelle operazioni più piccole mostra tutti i propri limiti. Ne sono un perfetto esempio gli acquisti delle pubbliche amministrazioni e in particolar modo quelli per importi inferiori ai 5mila euro. Secondo uno studio realizzato da Nomisma l’esborso finale dello Stato può superare addirittura del 22% quello della merce acquistata, senza contare che i tempi sono solitamente molto lunghi.

“In media nazionale, nel caso di acquisti inferiori ai 5.000 euro, i costi delle procedure accrescono la spesa pubblica del 22% rispetto al valore del bene acquistato; nel caso di acquisti inferiori ai 500 euro, tale percentuale sale addirittura al 60% - scrivono gli analisti di Nomisma - Ciò significa che le attuali prassi di acquisto fanno sì che per un bene del valore di mercato di 50 euro il Comune spenda un totale di 80 euro. Le procedure di acquisto utilizzate, pur semplificate, richiedono infatti passaggi decisionali ed autorizzativi che impegnano un numero rilevante di ore/uomo. A questo si aggiunge il tempo per la ricerca dei fornitori, per la selezione delle offerte e per la gestione dei pagamenti”.

I passaggi procedurali possono arrivare fino a 11, dalla selezione dei fornitori all’archiviazione della determina, passando per diverse approvazioni e verifiche, coinvolgendo anche quattro risorse umane distinte.

Un altro problema per le pubbliche amministrazioni è rappresentato dall’impossibilità di usare la carta di credito come strumento di pagamento, cosa che impedisce di fatto l’acquisto di beni e servizi attraverso piattaforme di e-commerce. L’indagine mette infine in evidenza come i Comuni, specie di piccole dimensioni, utilizzino poco l’e-procurement, preferendo ricorrere a fornitori locali nel rispetto del principio di rotazione. Viceversa, Enti quali università e istituti scolastici adottano di buon grado le piattaforme elettroniche di acquisto, per quanto per gli atenei le forniture di valore inferiore ai 5.000 euro rappresentino una parte marginale degli acquisti totali.

Secondo Geraldine Valenti, general manager France & Italy di Amazon Business, le pubbliche amministrazioni possono superare molte di queste criticità rivolgendosi a servizi di e-procurement. Esattamente come già hanno iniziato a fare molte piccole e medie imprese. “Abbiamo lanciato il nostro servizio di e-store nel 2018 rivolgendoci ad aziende private di ogni dimensione - spiega Valenti - Fin dall’inizio l’obiettivo è stato quello di offrire i prezzi più bassi, un’ampia scelta di prodotti e procedure di acquisto molto semplici. Visto il successo che abbiamo riscosso con le aziende private, abbiamo ampliato l’offerta anche alla Pa che, peraltro, già acquistano su Amazon Business”.

La digitalizzazione del servizio tocca tutti gli aspetti dell’acquisto: dalla selezione del bene, fino alla fattura elettronica; in unico account è possibile tracciare tutti gli acquisti fatti e ricavare l’analisi dettagliata della spesa, riassunta in report scaricabili grazie ad Amazon Analytics.

“Siamo inoltre in grado di mettere a disposizione delle Pa un account che riproduce la struttura decisionale all’interno della Pa stessa con poteri di firma, impostando limiti di spesa e dando la possibilità di restringere le categorie merceologiche disponibili per gli acquisti - prosegue il manager di Amazon Business - Sempre a discrezione dell’ente, ogni impiegato può operare in base a quanto consentito dalla sua qualifica. Si può realizzare un vero e proprio specchio della struttura organizzativa della Pa”.

Le piccole e medie aziende e le pubbliche amministrazioni si rivolgono al servizio di Amazon Business soprattutto per operazioni urgenti e di piccole quantità, ma è in costante crescita il numero degli acquisti “importanti”.

“Durante la pandemia abbiamo iniziato a sviluppare specifici casi d’uso e continuiamo a farlo ora sulla scia del crescente interesse per il nostro servizio - conclude Valenti - Avere tutto in una sola vetrina, una reportistica automatica, poter comparare articoli, prezzi e fornitori, sono solo alcuni dei vantaggi che garantiamo, oltre alla possibilità di poter scegliere fra un’ampia scelta di prodotti con certificati di sostenibilità”.