Alberghi, taxi, Ncc: obbligo di pagamenti tracciabili per il rimborso delle spese deducibili

MILANO – Con la Manovra approvata nel fine settimana, scatta (dal 1° gennaio 2025) l’obbligo di pagare in modo tracciabile le spese per le trasferte e di rappresentanza e preservarne la deducibilità. Una stretta per stimolare il “contrasto di interessi” e frenare da una parte l’evasione di albergatori, taxi e Ncc; e dall’altra di quella delle imprese, che si possono avvalere dei loro servizi deducendo dalla loro base imponibile anche costi che non hanno effettivamente sostenuto. Un intervento che, secondo la relazione tecnica, dovrebbe portare a regime un maggior gettito di 244 milioni di euro all’anno. Ma che rappresenta anche un importante cambiamento di abitudini: i lavoratori dovranno tendenzialmente abituarsi a produrre non solo gli scontrini delle spese sostenute, ma anche le pezze giustificative che le abbiano pagate in modo tracciabile. Diversamente rischiano di vedersi applicare i rimborsi tassati, quindi solo parzialmente. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta e come cambiano le cose per lavoratori e aziende.

Quali sono le spese "per trasferta" deducibili ad ora?

Ad oggi le spese per trasferta - intese quali spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante i suddetti autoservizi pubblici non di linea (es. taxi, noleggio con conducente) - fuori dal territorio del Comune sono deducibili anche se pagate in contanti dal dipendente, spiega Francesca Masotti, fiscalista di Masotti Cassella.

Sono previsti limiti di deducibilità in base alla natura delle spese e al tipo di trasferta (nazionale, ma fuori dal comune dove è la sede dell’azienda, o internazionale). Inoltre, eventuali indennità giornaliere seguono regole fiscali specifiche, aggiunge Carlo Gualandri, fondatore e ceo della fintech Soldo.

La novità normativa – riprende Masotti – non modifica il tipo di spese deducibili e neppure i limiti di spesa - ove previsti per la deducibilità dal reddito d'impresa del datore di lavoro - ma interviene solo sull'obbligo di tracciabilità di tali spese: non è più ammesso alcun pagamento in contanti.

Come si comportano solitamente le aziende: anticipano queste spese o le fanno anticipare ai dipendenti per poi rimborsarle?

Oggi, la grande maggioranza delle aziende chiede ai propri dipendenti di anticipare le spese per poi rimborsarle, provocando una sorta di attrito con i dipendenti. Le aziende che invece adottano un approccio sistema integrato di gestione delle spese e pagamento con carte aziendali, rendono i dipendenti più sereni, togliendo loro l’ansia di dovere pagare le spese con i propri soldi, di seguire l’iter per i rimborsi e di attendere settimane per poter riavere i soldi anticipati (Gualandri).

Cosa cambia, per i lavoratori, con le previsioni della legge di Bilancio?

A partire dal 1 gennaio 2025 i lavoratori dovranno pagare le spese per trasferta con mezzi tracciabili: oltre a carte di credito, bancomat, carte prepagate, assegni bancari e circolari, rientrano nei sistemi di pagamento tracciabili le App di pagamento via smartphone che permettono all’utente di effettuare transazioni di denaro (ad esempio il pagamento dell’autostrada tramite Telepass o dispositivo equivalente è sicuramente tracciabile). (Masotti)

Quindi sarà necessario dimostrare di avere pagato un taxi o un ristorante con carta o simili per avere diritto al rimborso?

Sì, l'ipotesi più probabile soprattutto nel caso delle piccole imprese e di dipendenti non muniti di carta di credito aziendale è che il dipendente anticipi la spesa pagando con un proprio strumento di moneta elettronica (bancomat, carta di credito o debito) e consegnando poi al datore di lavoro non solo il documento fiscale che attesta la spesa ma anche la ricevuta del Pos o della carta di credito o altra prova del pagamento (anche, nel rispetto della normativa sulla privacy, evidenza nell'estratto conto). Il datore di lavoro rimborserà poi il dipendente nella busta paga e questi rimborsi saranno naturalmente esclusi da imponibilità per il dipendente. (Masotti)

Parliamo di lavoratori dipendenti o le novità riguardano anche gli autonomi?

Le novità interessano anche i lavoratori autonomi. Infatti, viene previsto che, sempre dal 2025, le spese relative a prestazioni di vitto e alloggio, nonché quelle di viaggio e trasporto come sopra descritte, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti, ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, saranno deducibili solo se eseguite mediante i citati strumenti tracciabili. (Masotti)

Perché si parla anche di novità per le spese di rappresentanza?

L'obbligo di tracciabilità delle spese ai fini della deducibilità dal reddito si estende, oltre che alle trasferte di lavoratori dipendenti e dei lavoratori autonomi, anche alle spese di rappresentanza. (Masotti)

Qual è l'obiettivo del governo con queste misure?

La finalità della norma è quella di contrastare il fenomeno dell'evasione fiscale e contributiva ed aumentare la trasparenza. Come già accaduto con altre tipologie di spese la previsione, ai fini della deduzione fiscale, del requisito della tracciabilità dei pagamenti introduce un contrasto di interessi tra chi offre i servizi (che ha interesse a percepire i corrispettivi in contanti per non dichiarare i ricavi) e l'acquirente (che ha interesse al contrario ad effettuare pagamenti elettronici per poter dedurre i costi sostenuti).

Inoltre, il requisito della tracciabilità dei pagamenti consente alle imprese di dedurre solo le spese effettivamente sostenute. (Masotti)

Ci sono ambiti critici in questi interventi?

La misura sarà di grande impatto per le aziende, soprattutto per quelle di dimensioni più piccole e meno strutturate che dovranno organizzarsi, posto che alcuni dipendenti possono non avere la carta di credito o averla con un plafond non adeguato per affrontare contemporaneamente le spese personali e quelle per conto dell'azienda che poi gli vengono rimborsate. Occorrerà dunque aggiornare le procedure e policy aziendali, comunicare al personale dipendente le nuove disposizioni ed implementare adeguati sistemi di controllo.