Pos, nuovi obblighi da gennaio 2026: diventano più "smart", ecco che dovranno fare gli esercenti

I pos da gennaio 2026 devono diventare più intelligenti, lo chiede una nuova norma fiscale, e gli esercenti sono obbligati ora a adeguarsi. Lo chiarisce il provvedimento del 7 marzo dell’Agenzia delle Entrate, come previsto dall’ultima legge di Bilancio. Si apre così una nuova fase nell’evoluzione dei pagamenti elettronici in Italia.

I nuovi terminali di pagamento – i pos - non si limiteranno più a gestire le transazioni, ma sono ora tenuti a comunicare in tempo reale ogni operazione all’Agenzia delle Entrate. Si integreranno appieno con le casse.

Una novità pensata per migliorare la trasparenza fiscale, nella lotta all’evasione, ma anche per semplificare gli adempimenti.

Cosa cambia da gennaio per pos e casse

Fino ad ora il pagamento e la registrazione fiscale erano processi separati, gestiti rispettivamente dal pos e dai registratori telematici (le vecchie “casse”), con il rischio che alcuni dati potessero venire omessi o registrati in modo errato.

La nuova regolamentazione mira a creare un sistema integrato in cui ogni transazione venga automaticamente registrata e trasmessa all’Agenzia. I vantaggi: meno burocrazia per gli esercenti e meno le possibilità di evasione.

Il rovescio della medaglia è che in pratica gli esercenti dovranno dotarsi di terminali di pagamento aggiornati o, laddove non sia possibile l’aggiornamento, sostituire l’hardware con dispositivi conformi alle nuove specifiche tecniche.

Gli esercenti metteranno in conto costi e fastidi in più, per i prossimi mesi, da qui a gennaio, anche se come detto poi avranno il vantaggio di una gestione più semplice e meno possibilità di errori manuali. Allo stesso tempo, il fisco potrà contare su un flusso continuo e affidabile di dati, il che rafforza la lotta contro l’evasione fiscale e consente controlli più accurati da parte degli organi competenti, come la Guardia di Finanza.

L’impatto sui piccoli esercenti

In particolare, "l'impatto è sui piccoli esercenti e commercianti al minuto, autorizzati in locali aperti al pubblico, in spacci interni, mediante apparecchi di distribuzione automatica, per corrispondenza, a domicilio o in forma ambulante. Soggetti che, al massimo, hanno un registratore di cassa e due o tre pos. La grande distribuzione è già in linea e non viene impattata", spiega Roberto Garavaglia, storico esperto e consulente nel settore pagamenti digitali. Va chiarito che “la normativa riguarda sia terminali hardware (i pos tradizionali) sia quelli software (i cosiddetti software pos) e tutti i sistemi di pagamento elettronico”, aggiunge.

Ai costi necessari per aggiornare gli apparati, l’esercente poi deve mettere in conto il bisogno di formazione specifica.

"L'esercente che, attualmente, ha un pos non collegato alla cassa, è abituato a procedure diverse da quelle che sarà necessario prevedere”, spiega Garavaglia. “Ad esempio, se oggi il commerciante digita manualmente l'importo su pos, attende l'esito della transazione e dopo registra l'operazione fiscale sul registratore di cassa stampando lo scontrino. Da gennaio 2026, invece, saprà che il pos dovrà ricevere automaticamente l'importo dal registratore e, al termine della transazione di pagamento, trasmetterà di ritorno l'esito alla cassa”. “Dovrà, inoltre, essere in grado di attivarsi prontamente qualora vi siano problemi nel collegamento tra pos e cassa".

E purtroppo stavolta, a differenza che in anni passati, il Governo non ha previsto alcun incentivo per gli esercenti chiamati a adeguarsi alla normativa dei pagamenti elettronici.