Tormentone riunioni: tante e troppo lunghe. Jp Morgan e altri chiedono di darci un taglio

ROMA – Non si placa l’eterno dilemma tra riunioni si e riunioni no. A dire la sua c’è anche Jamie Dimon, amministratore delegato e presidente di JPMorgan. Nella lettera annuale agli azionisti ha dichiarato senza mezzi termini: “Uccidetele”. Il testo, lungo ben 57 pagine (più le note a piè di pagina) è stato descritto dal Financial Times come una "lezione magistrale di gestione". La lettera di Dimon ha riservato alcune delle sue critiche più aspre alle scarse pratiche di comunicazione e gestione aziendale. "Parlate in riunione come parlate ogni giorno, sbarazzatevi del gergo troppo tecnico", ha scritto Dimon nell'opuscolo che rifletteva anche sui dazi e sulle prospettive economiche global. Ma soprattutto ha intimato: "Evitate le chiacchiere da manager".

Istruzioni per l’uso

Se proprio le odiate riunioni sono necessarie Dimon ha dato istruzioni ben precise: “Se si tengono, assicuratevi che abbiano un orario di inizio e di fine ben definito e uno scopo chiaro”. Ma soprattutto ha chiesto di organizzarle in modo che siano presenti solo persone pertinenti: "A volte pensiamo di essere gentili invitando a una riunione persone che non sono obbligate a esserci". A dargli ragione il fatto che le richieste di cancellazione dei meeting sono generalmente accolte con entusiasmo. Un paio di anni fa, Shopify, l'azienda di e-commerce, è stata al centro dell’attenzione dei media per aver annullato le riunioni del mercoledì e quelle con più di due persone. Il clamore per la fine di tali assembramenti è aumentato ulteriormente dopo la pandemia. "Questa riunione avrebbe potuto essere un'e-mail" è diventato un monito per i colletti bianchi, i cui calendari erano in overbooking per i colleghi che prenotavano furtivamente appuntamenti per incontrarsi su Zoom.

La ricerca

Secondo una ricerca di Microsoft, tra il 2020 e il 2023 il numero di riunioni su Teams è triplicato. Le persone si sono lamentate dell'inefficienza delle riunioni virtuali: il 55% ha affermato che i passaggi successivi al termine di una riunione non erano chiari e il 56% che era difficile riassumere cosa era stato detto. Il risultato? I dipendenti hanno dovuto lavorare più a lungo oltre a dover partecipare a questi incontri. Dimon è insomma non certo l'unico leader aziendale a reprimere o suggerire modi per migliorare lo scambio di idee tra colleghi.

L’uso dell’IA come può cambiare le cose

Ecco cosa propongono i guru della tecnologia sul problema del sovraccarico delle riunioni. Otter, il servizio di trascrizione, offre un agente di riunione basato sull'intelligenza artificiale che promette, tra le altre cose, di rispondere verbalmente alle domande durante le riunioni. Eric Yuan, fondatore e ceo di Zoom, prevede un futuro in cui i dipendenti potranno andare in spiaggia e inviare un gemello digitale a una riunione, magari anche per interagire con altri avatar. "Io posso inviare la mia versione digitale, tu puoi inviare la tua". L'attuale utilizzo dell'intelligenza artificiale per registrare e produrre riepiloghi delle riunioni ha già prodotto risultati contrastanti. Può far risparmiare tempo, ma non coglie le sfumature delle conversazioni. Oppure eseguono trascrizioni con vari errori.

Il bon ton negli incontri

Infine il bon ton. Sempre secondo Dimon i partecipanti dovrebbero abbandonare completamente i loro dispositivi. "Vedo sempre persone alle riunioni che ricevono notifiche e messaggi personali o che leggono email. Questo deve finire. È irrispettoso. È una perdita di tempo." Come ha detto Beth Sherman, consulente di comunicazione : "Se i partecipanti alla riunione o il pubblico guardano il telefono, nella migliore delle ipotesi, stanno ascoltando solo a metà. Preferirei vedere i leader concentrati sulla cura della malattia, piuttosto che sui sintomi".