ROMA – Quest’anno per i dipendenti scatta una piccola grande rivoluzione per i rimborsi spese: vanno a pieno regime infatti le nuove regole che cambiano la gestione delle trasferte. In sostanza, la novità più rilevante è che adesso non basta più avere lo scontrino o la fattura, perché incide anche come è stata pagata la spesa. Il nuovo assetto fiscale è stato fissato dall’Agenzia delle entrate nella circolare n.15/E del 22 dicembre 2025, che chiarisce bene se e quando un rimborso resta fuori dal reddito oppure finisce tassato in busta paga.
L’impianto normativo così rinnovato interessa una platea piuttosto ampia di lavoratori dipendenti ma anche titolari di redditi assimilati: chi si sposta spesso, chi si muove per visite a clienti, can…
ROMA – Quest’anno per i dipendenti scatta una piccola grande rivoluzione per i rimborsi spese: vanno a pieno regime infatti le nuove regole che cambiano la gestione delle trasferte. In sostanza, la novità più rilevante è che adesso non basta più avere lo scontrino o la fattura, perché incide anche come è stata pagata la spesa. Il nuovo assetto fiscale è stato fissato dall’Agenzia delle entrate nella circolare n.15/E del 22 dicembre 2025, che chiarisce bene se e quando un rimborso resta fuori dal reddito oppure finisce tassato in busta paga.
L’impianto normativo così rinnovato interessa una platea piuttosto ampia di lavoratori dipendenti ma anche titolari di redditi assimilati: chi si sposta spesso, chi si muove per visite a clienti, cantieri, filiali o corsi di formazione, ma pure chi fa anche solo una manciata di trasferte all’anno. E riguarda le spese di trasferta classiche: hotel, pasti, taxi, noleggio con conducente e, in certi casi, perfino l’imposta di soggiorno. C’è da dire poi che per i dipendenti in missione, oltre alla retribuzione, spesso può esserci il rimborso delle spese anticipate dal lavoratore per conto del datore di lavoro, se non sono state sostenute direttamente dall’azienda. Spieghiamo nel dettaglio come funziona.
Come funziona il rimborso spese per le trasferte di lavoro
Detto questo, la disciplina cambia a seconda che la trasferta (ufficialmente intesa come “uno spostamento temporaneo, non un trasferimento definitivo di sede”) avvenga fuori o dentro il comune in cui si trova la sede di lavoro. Questa distinzione tra dentro e fuori comune oggi è fondamentale perché determina cosa non fa reddito, a quali condizioni e cosa invece rientra.
Fuori dal comune: tre sistemi di rimborso, quanto spetta e tutti i limiti
Quando la trasferta è fuori dal comune della sede di lavoro, ci sono tre sistemi alternativi che l’azienda può applicare: forfettario, misto o analitico. Che non si possono mischiare liberamente giorno per giorno dentro la stessa trasferta: la scelta vale per l’intero periodo. Nel sistema forfettario il dipendente riceve un’indennità giornaliera, al netto delle spese di viaggio e trasporto. Nel 2026 restano questi limiti di non imponibilità: fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e fino a 77,47 euro all’estero. Le spese di viaggio o trasporto rimborsate con documentazione idonea non concorrono comunque a formare reddito. Ma attenzione: se oltre all’indennità forfettaria si rimborsano altre spese diverse da viaggio o trasporto, quelle diventano imponibili.
Nel sistema misto, invece, oltre all’indennità, vengono rimborsati anche vitto e/o alloggio. In cambio, la franchigia dell’indennità si riduce. Qui occhio alle soglie: viene tagliata di un terzo se si rimborsa o si fornisce gratuitamente vitto oppure alloggio, e di due terzi se si rimborsano o si forniscono gratuitamente entrambi. I rimborsi documentati di viaggio e trasporto restano non imponibili. Ogni altro rimborso ulteriore, invece, è tassato integralmente.
Nel sistema analitico, la regola è più intuitiva: se il dipendente presenta documentazione idonea, i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio (anche come indennità chilometrica) e trasporto non concorrono a formare reddito. C’è però un set, se così possiamo dire, di spese minori tipo lavanderia, telefono, mance e simili che non vengono tassate anche se non documentabili, purché siano attestate analiticamente dal dipendente e nel limite giornaliero di 15,49 euro, o 25,82 euro per trasferte estere. Oltre questo tetto, la parte eccedente fa reddito anche se si hanno le ricevute.
Facciamo un esempio pratico: Elena lavora a Milano come commerciale e va due giorni a Roma, quindi fuori comune. L’azienda sceglie il rimborso analitico. Elena paga hotel e cene, conserva fatture e scontrini parlanti, e allega anche due piccole spese extra di lavanderia e una mancia per 18 euro totali. Nel cedolino del suo stipendio, hotel e pasti restano fuori dal reddito, ma i 2,51 euro oltre il limite giornaliero, se superato, rischiano di diventare tassabili. Sono pochi spiccioli, ma l’esempio rende bene il concetto di come si possano perdere soldi in busta paga senza accorgersene.
Dentro il comune: la novità “salva-rimborsi”
Per le trasferte dentro il comune della sede di lavoro, invece, fino alla precedente formulazione la regola era rigidissima: quasi tutto diventava reddito, tranne il trasporto provato con documenti “provenienti dal vettore”. Oggi finalmente questa impostazione è stata superata: dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte dentro al perimetro comunale non concorrono al reddito se sono “comprovate e documentate”, senza più il vincolo del documento del treno o dell’aereo o comunque del mezzo utilizzato. Nel 2026 questa è a tutti gli effetti ormai la regola ordinaria.
Il grande vantaggio della nuova regolamentazione è che anche nel comune non si considera più, nel calcolo delle tasse, il rimborso chilometrico per uso della propria auto, purché calcolato secondo le tabelle Aci e “opportunamente comprovato e documentato”. Lo stesso vale per pedaggi e parcheggi: unico requisito è che i documenti identifichino in maniera certa e univoca il veicolo e la sosta.
Altro esempio per capire meglio: Lorenzo lavora in assistenza tecnica, la sede è a Napoli e deve andare da un cliente in un altro quartiere sempre di Napoli. Usa la sua auto, paga un parcheggio con ricevuta che identifica targa o veicolo e allega una nota interna con giorno, destinazione e chilometri percorsi. Se l’azienda rimborsa l’indennità chilometrica Aci e le spese di parcheggio con quella documentazione, il rimborso non incide sul reddito anche se la trasferta è intra-comunale. Se invece Lorenzo presenta solo una cifra forfettaria senza giustificativi, il rimborso rischia di finire tassato.
Parola d’ordine: tracciabilità (ma non per tutto)
Come visto, la novità più sensibile per chi si sposta per lavoro è la tracciabilità dei pagamenti. Che non vale sempre e comunque, ma va fatta massima attenzione. Oggi per i dipendenti la condizione di tracciabilità riguarda i rimborsi delle spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante mezzi pubblici non di linea, cioè taxi e noleggio con conducente, e anche l’imposta di soggiorno perché strettamente connessa all’alloggio. Se queste spese in Italia sono pagate con strumenti non tracciabili, tipo contanti, il rimborso può essere tassato.
Invece, non devono sottostare a questo obbligo i viaggi e trasporti diversi da taxi e Ncc, e quindi, per capirci, biglietti di treni, aerei, navi, autobus di linea, che sono off, a prescindere dalla modalità di pagamento. Per lo stesso motivo sono esclusi dall’obbligo di tracciabilità anche i rimborsi sotto forma di indennità chilometrica nel caso in cui il lavoratore si muova con la propria auto o scooter o altro mezzo proprio. Ipotizziamo che Chiara rientri da una trasferta a Bari. Ha fattura dell’hotel e ricevute del taxi. L’hotel l’ha pagato con carta, il taxi in contanti per comodità. Purtroppo, questa scelta può costarle cara, perché per taxi e Ncc in Italia serve pagamento tracciabile. Se l’azienda le rimborsa comunque il taxi pagato in contanti, potrebbe essere tassato in busta paga. C’è poi un altro chiarimento decisivo per chi viaggia: l’obbligo di tracciabilità per queste spese è circoscritto alle spese sostenute in Italia. Quindi, se si va in trasferta all’estero e in quel Paese pagare con strumenti tracciabili è complicato, il rimborso non perde automaticamente l’esenzione per questo motivo.
Come non perdere soldi: quali documenti conservare
Dunque, come non perdere l’esenzione fiscale, evitando che un rimborso diventi imponibile? Altrimenti detto, come non perdere soldi? Per dimostrare la tracciabilità di un pagamento si possono usare ricevuta della carta di debito o di credito, copia del bollettino postale, Mav, pagamenti con PagoPA, qualunque altra prova della transazione cashless oppure, come extrema ratio, anche l’estratto conto. Occhio però che quest’ultimo è bene tenerselo come prova residuale e opzionale, utile soprattutto quando non si ha altro. Per dormire sonni tranquilli meglio optare per le altre prove.
Sono ammesse anche – un po’ incredibilmente a dire il vero – le monete elettroniche (dalle cripto come Bitcoin ed Ethereum alle stablecoin) e anche le app di pagamento varie, tipo Satispay e Paypal, che consentono transazioni collegate a conti correnti, quindi identificano chi paga e chi incassa. In questo caso bisogna però avere sia il documento fiscale della spesa sia la documentazione che prova il pagamento tramite l’app, che può essere anche una e-mail di conferma. Se serve, si può arrivare all’estratto del conto collegato e, se da quello non risultano tutte le informazioni, alle ricevute presenti nell’applicazione. Scorrendo nel dettaglio i meandri della circolare del Fisco si nota infine un passaggio di buon senso, essenziale per la tutela della privacy: se la prova del pagamento è l’estratto conto della carta o del conto corrente, il lavoratore deve fornire al datore di lavoro solo le informazioni necessarie per la liquidazione della trasferta, cancellando o oscurando tutto ciò che è eccedente o non pertinente.
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