Il tramonto dello smart working. “Moltiplica le riunioni inutili”

ROMA – Mentre suona il de profundis dello smart working per i dipendenti Amazon, che da gennaio saranno obbligati a lavorare in presenza cinque giorni alla settimana, non si spegne la polemica sull’eccesso di riunioni su Teams, Zoom e Skype. Complice appunto lo smart working per i lavoratori di tutto il mondo non c’è pace. Una riunione al mattino per chiarirsi le idee, almeno un’altra a metà giornata per capire che aria tira. E come farsi mancare quella del tardo pomeriggio per fare il punto sul lavoro fatto e gettare le basi per la mattina dopo? Roma, Milano, o Parigi non c’è salvezza.

Il Grande Fratello lavorativo ti raggiunge ovunque. Un rapporto Microsoft ha rilevato che l'utente medio di Teams ha registrato un aumento del 252% del tempo di riunione settimanale dal febbraio 2020. A crescere sarebbe stato anche il numero di riunioni settimanali, salito del 153% in tutto il mondo. E pensare che – può sembrare un paradosso – persino Zoom, la società simbolo del lavoro a distanza ha chiesto al suo personale di tornare in ufficio ponendo fine alla tortura del collegamento on line. “Le riunioni virtuali sono state fondamentali e ci hanno aiutato durante il Covid – spiega Alessio Carciofi, docente e autore di Corporate & Digital Wellbeing – ma una recente ricerca di Altassian dimostra come il 72% delle riunioni oggi sono inefficaci. Talvolta può essere molto più utile una mail e se non ci limitiamo rischiamo di finire nel ‘terzo tempo’”.

Il terzo tempo

Cosa si intende per terzo tempo? “Lavorare dopo cena con ripercussioni profondamente negative sulla salute e sulla qualità del sonno, mentre l’obiettivo è ridurre e riprogrammare i meeting virtuali”. Non a caso un ulteriore sondaggio condotto su oltre 10 mila impiegati in Stati Uniti, Regno Unito, Giappone, Germania, Francia e Australia - da Slack Technologies - ha rilevato che due ore di riunioni al giorno rappresentano per la maggior parte delle persone un enorme spreco di tempo, che sottrae energie al lavoro quotidiano. Ascoltando le lamentele dei dipendenti molti capi del personale hanno tirato il freno a mano e spinto i dipendenti a spegnere le telecamere. La canadese Shopify ha detto stop "a tempo indeterminato" a tutte le riunioni da più di due persone, proibendole completamente il mercoledì e fissando una sola finestra settimanale il giovedì per i meeting più grandi da almeno 50 persone. Anche altre realtà come Dropbox o Zapier.

La strategia

Meta, Clorox e la tech compact Twilio hanno fissato dei giorni riunioni free. Persino Google ha rimodulato la piattaforma Google Meet «per rendere le riunioni online più inclusive, meno stressanti e più efficaci». In Italia c’è Engineering, dove è ormai diffusa la buona prassi, incoraggiata dai vertici, di tenere la durata di call e riunioni entro il limite di 30 minuti, evitando di fissarle durante l'ora di pranzo. Per porre fine alle troppe riunioni sta avanzando anche una nuova tendenza che è quella del lavoro asincrono o cronolavoro.

Meno riunioni

Una sorta di strategia di sopravvivenza che consente di abbandonare gli orari di ufficio standard e scegliere ritmi che corrispondono ai cronotipi personali, l’ora naturale in cui i corpi vogliono dormire o essere attivi. Una soluzione che aumenta la produttività e aiuta la salute. Guardando al futuro, dunque, il mantra è meno riunioni - di persona, ibride o virtuali – e sempre più promemoria dettagliati, video didattici e documenti collaborativi.

Aziende come Airbnb, Coinbase e Gitlab sono solo alcune delle organizzazioni che si stanno adeguando. “Non a caso sta avendo sempre più successo Loom – conclude Carciofi – che consente di inviare video in differita così i colleghi comunicano in modo asincrono e risparmiano tempo”. E l’approccio asincrono funziona perfettamente in GitHub, una piattaforma di proprietà di Microsoft. Molti dei 3 mila dipendenti lavorano quando vogliono e gran parte dei professionisti sono abituati a mantenere orari leggermente diversi rispetto ai colleghi: di fatto inviano e-mail durante la notte o creano documenti aperti in modo che i colleghi all’estero possano continuare a interagire su un progetto.