Perché serve la minaccia di una pandemia per far crescere il telelavoro?

Nell'ultima settimana si è parlato molto di come il coronavirus possa essere il momento cruciale per far decollare davvero il telelavoro. Cina, Silicon Valley, Giappone e persino Italia stanno adottando il telelavoro a vari livelli per limitare la diffusione del virus. C'è una tale eccitazione intorno al lavoro a distanza che aziende come Zoom hanno visto aumentare il loro valore di mercato. Spero davvero che il telelavoro possa rimanere rilevante una volta passata la minaccia, tuttavia non posso fare a meno di essere scettica, perché tutto questo è già successo. In primo luogo, c'è stata la SARS nel 2003: ma la tecnologia di allora era lontana da quella attuale, sia in termini di chiarezza di audio e video che di latenza. Poi è arrivata la crisi economica del 2008-2009, quando aziende come HP, Cisco e Polycom hanno spinto molto sulla telepresenza come un modo per ridurre i costi del trasporto aereo. I viaggi aziendali sono la spesa più grande e controllabile per la maggior parte delle organizzazioni. La videoconferenza è un modo efficace per mantenere le comunicazioni e gestire le operazioni riducendo i costi. Tuttavia, all'epoca la tecnologia era migliorata, ma la maggior parte delle soluzioni non erano ancora alla portata di tutti. Ricordiamo che nel 2009 l'iPhone esisteva da nemmeno due anni e gli smartphone non erano ancora entrati nelle aziende. Sulla carta, questo pare dunque il momento giusto. L'esperienza è migliorata al punto che la videoconferenza è qualcosa che la gente vuole fare davvero. Aziende come Zoom e BlueJeans hanno visto crescere la popolarità delle loro soluzioni grazie all'adozione da parte dei singoli più che delle aziende. Marchi affermati come Cisco WebEx e Poly si sono reinventati, concentrandosi su un hardware migliore a 360° e soluzioni che si rivolgono alla collaborazione nel suo complesso. I millennials sono la generazione che ha abbracciato la collaborazione digitale come mai prima d'ora con Slack e Microsoft Teams. La Gen Z ha fatto un passo avanti, abbracciando il video al massimo. Allora perché sono scettica? Videoconferenza non è il lavoro a distanza Sembra un'osservazione stupida, ma fare qualche videochiamata non fa di te un lavoratore a distanza. Dobbiamo distinguere tra trasformare alcune riunioni faccia a faccia in riunioni virtuali e permettere a una forza lavoro di lavorare regolarmente da luoghi diversi dall'ufficio aziendale. La prima richiede la tecnologia; la seconda richiede un notevole cambiamento culturale che permetta alle persone di continuare a contribuire e a far parte del processo quotidiano. Tre parole sono alla base del mio scetticismo: regolamentazione, fiducia e persone. Partiamo dalla regolamentazione. Quando si pensa di lavorare a distanza, molte norme entrano in gioco. Alcune possono essere dettate dall'azienda, ad esempio assicurarsi che il dipendente abbia uno spazio adeguato dedicato al lavoro con una scrivania o un tavolo e una sedia adatta, una connessione internet affidabile e, in generale, un luogo che favorisca il lavoro. In altri casi, però, le normative vanno oltre l'azienda per cui si lavora e comportano decisioni governative. In Italia, ad esempio, c'è una legge specifica che regola il lavoro a distanza o il lavoro intelligente. A causa dell'attuale emergenza, le aziende chiedono di consentire il lavoro a distanza senza dover predisporre tutte le pratiche necessarie. L'Italia è tra gli ultimi Paesi europei per adozione del telelavoro, con solo il 4,8% delle persone che lavorano da casa. I Paesi Bassi e la Svezia sono in testa con il 36% e il 35% della forza lavoro che lavora a distanza. Sono certa che l'Italia ha altre ragioni oltre alle normative che frenano il lavoro a distanza, mi vengono in mente la cultura e la diffusione della tecnologia. Tuttavia, le leggi che considerano la responsabilità, il pagamento degli straordinari, la sicurezza giocano un ruolo importante e rendono ancora più difficile decidere a favore del lavoro a distanza. Ho messo insieme fiducia e persone perché sono profondamente interconnesse. Da un lato, c'è un problema di fiducia dei manager che hanno bisogno di sentire di avere il controllo dei propri dipendenti. Si potrebbe pensare che nel 2020 la produttività dovrebbe essere misurata in termini di produzione e non in ore. In altre parole, dovrebbe essere tutto incentrato su ciò che si produce, non sul come. Se non state abbracciando questa filosofia, dovreste almeno sentirvi rassicurati che la tecnologia offra così tanti modi per tenere d'occhio i vostri dipendenti che la loro presenza fisica in ufficio non è più necessaria. I manager non sono gli unici ad avere un problema di fiducia. I lavoratori a distanza possono, a volte, sentirsi isolati e preoccuparsi di essere "fuori dalla vista e dalla mente" quando vengono prese decisioni, quando viene assegnato un lavoro significativo e, naturalmente, quando il lavoro viene riconosciuto per promozioni o incentivi. I problemi di fiducia sono umani, ma anche un chiaro segno che il lavoro a distanza deve essere attuato seguendo una certa formalità. Richiede processi che favoriscano l'inclusività, comunicando frequentemente e permettendo a ogni membro del team di avere voce in capitolo, il che significa essere attenti ai fusi orari. Creare una routine e fissare aspettative per i tempi di risposta aiuta anche a ridurre al minimo la spinta a essere sempre presenti che alla lunga può causare stress e insoddisfazione. Dal punto di vista dei dipendenti, devono esserci dei limiti sia nello spazio, creando uno spazio di lavoro appropriato all'interno della casa o in un luogo remoto, sia nel tempo, evitando di portare il lavoro in quello che dovrebbe essere il tempo libero, come la sera tardi o nel fine settimana. Il telelavoro come risorsa aziendale In definitiva, il lavoro a distanza dovrebbe essere visto come una risorsa aziendale in qualsiasi momento, non solo quando siamo sotto la minaccia di una pandemia. Oltre al taglio dei costi per i viaggi, offre altri vantaggi, ad esempio la riduzione degli spazi necessari per uffici che possono essere estremamente costosi, o i risparmi per servizi come l'assistenza ai figli dei dipendenti. Dal punto di vista dei lavoratori, si ridurrebbe lo stress per gli spostamenti, e aumenterebbe invece il tempo dedicato alla famiglia, cosa che a sua volta porterebbe a minori costi di assistenza all'infanzia. Il lavoro a distanza non deve essere visto come un vantaggio o un lusso. I dipendenti moderni si aspettano un certo livello di flessibilità, anche se esistono, naturalmente, ruoli in cui tale flessibilità può essere offerta in termini di orari flessibili piuttosto che di sede. Inoltre, considerare il lavoro a distanza come un vantaggio o un lusso è carico di implicazioni percepite che il fatto di non essere in ufficio porta a pensare che il lavoro sia più facile, migliore, o semplicemente più leggero, il che ovviamente non è vero. Il lavoro a distanza è un lavoro intelligente, quindi spero davvero che le circostanze attuali aiutino le aziende a capire che la loro attività non può semplicemente sopravvivere durante una minaccia pandemica, ma potrebbe prosperare anche in condizioni normali. La chiave è pianificare il tutto nello stesso modo in cui pianificheremmo qualsiasi trasformazione del lavoro. LEGGI ANCHE Il ceo di Huawei: “Il coronavirus non ferma i nostri piani” * Carolina Milanesi è analista di Creative Strategies, Inc. Si occupa di hardware e servizi, ma anche software e piattaforme. È stata responsabile della ricerca di Kantar Worldpanel e Vice Presidente Ricerca Apparecchi Consumer per Gartner. Suoi contributi appaiono regolarmente in Forbes, Bloomberg, The New York Times, The Financial Times e il Wall Street Journal, ed è spesso ospite di BBC, Bloomberg TV, Fox and NBC News e altre televisioni. Da poco è partito il suo nuovo progetto, The Heart of Tech.