Smart Working, che cos’è e quali sono gli strumenti essenziali

In questi giorni di contatti umani ridotti a causa del Coronavirus molte aziende hanno scoperto una parola che è la normalità per circa 570mila italiani: Smart Working. La prima cosa da chiarire subito è che lo smart working non è il telelavoro, quest’ultimo semplicemente sposta la scrivania dell’impiegato nella sua abitazione, ma gli orari e le mansioni restano identiche, mentre nello smart work c’è un differente grado di flessibilità. Il Ministero del Lavoro lo definisce “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”. Una persona che da casa sua si connette alla piattaforma di un’azienda e fa assistenza ai clienti per una determinata fascia oraria sta facendo del telelavoro. Il freelance con le scadenze fissate che dopocena finisce una presentazione o la mattina fa una teleconferenza da casa con la giacca e sotto i pantaloni del pigiama fa smart work. Lo smart work prevede spesso il coordinamento di più persone dello stesso team, strumenti che devono essere disponibili su PC e smartphone e che devono favorire la condivisione e la modifica dei dati in tempo reale, qualcosa che va oltre il mandarsi una mail o scrivere in un gruppo di WhatsApp. Vediamo insieme quali sono i principali. G Suite L’alpha e l’omega degli strumenti di smart working. Google Drive permette di immagazzinare ogni tipo di file o cartella e renderla condivisibile per tutti. Grazie a Documenti è possibile creare un documento che può essere modificato in tempo reale da più persone e lo stesso vale per i fogli di calcolo, con Fogli, le presentazioni. Con Calendar potete tenere uno scadenziario aggiornato per tutti i membri di un gruppo di lavoro e fissare delle teleconferenze su Hangout. E tutto questo costa solo il tempo di crearsi una Gmail. Trello Immaginate una bacheca virtuale che può essere organizzata in colonne e in cui tutti possono attaccare dei post-it che rappresentano i compiti da svolgere. Trello è lo strumento perfetto per organizzare il flusso di lavoro tra più persone e volendo può essere migliorato integrandolo con Google Calendar e alcune funzioni automatiche. Ogni compito, ad esempio, un articolo da scrivere o un bug da eliminare, rappresenta una scheda aperta in cui è possibile scambiarsi messaggi, inserire link o documenti e che può essere spostata nelle varie colonne che sono state create per identificare le fasi di lavorazione. Slack Un ottimo sistema di messaggistica interna per un team. È possibile creare stanze separate per ogni cliente o progetto, espandere i singoli messaggi in discussioni più complesse e integrare il tutto con gli altri strumenti che vi abbiamo segnalato. Skype Anche se Hangout è ottimo ed integrato con Calendar, molto spesso i clienti preferiscono utilizzare Skype, che resta un caposaldo delle teleconferenze ed è utilizzato da moltissime persone che magari non hanno dimestichezza con altri strumenti. Telegram Un’app di messaggistica istantanea potrà sembrare dispersiva, ma se usato nel modo giusto Telegram può essere uno strumento di lavoro e di coordinamento molto interessante. Rispetto a WhatsApp è perfetto per scambiarsi file di grandi dimensioni, funziona anche da desktop senza che il telefono sia sotto la stessa rete, può utilizzare i bot per creare note, moderare le conversazioni e molte altre cose. Senza considerare che spesso le app di messaggistica garantiscono una coordinazione più rapida, basta usarle solo quando c’è davvero bisogno e non come se fosse la chat con gli ex compagni di scuola. Pomodoro Tracker La cosiddetta “tecnica del pomodoro” è un metodo di gestione del tempo strutturata in cicli di lavoro di 25 minuti, spezzati da una breve pausa di un paio di minuti e con pause più lunghe ogni quattro intervalli di tempo. Perché è uno strumento essenziale? Perché lavorare da casa vuol dire dover gestire il proprio tempo in autonomia, con tutti i rischi del caso, sia di fare troppo che di fare troppo poco. Usando un cronometro, un app dedicata o questa pagina del browser, possiamo abituarci a un ritmo di lavoro bilanciato.