Lavoro Agile e metodologia Scrum, cosa cambia con il telelavoro

In questi mesi si è parlato spesso di lavoro agile, soprattutto grazie allo sdoganamento ufficiale dell’espressione nel decreto legge sul Covid-19 che incentiva lo smart working. La parola “agile” è sinonimo di destrezza e velocità di adattamento. In un contesto così problematico come quello attuale, il senso di questa parola può diventare anche sopravvivenza da lavoro. Quando parliamo di Agile, con l’iniziale maiuscola, ci riferiamo poi a una filosofia specifica adattata al contesto lavorativo, basata su alcuni valori: le interazioni tra le persone prima degli strumenti utilizzati; la collaborazione prima della negoziazione contrattuale; prodotti funzionanti piuttosto che documentazione specifica; adattamento al cambiamento rispetto a seguire un piano preciso. La metodologia Di Agile si discute già da diversi anni, soprattutto nell’ambito dello sviluppo software, e infatti la creazione del manifesto agile risale a febbraio 2001. Il movimento è nato dai continui fallimenti nella gestione dei progetti informatici con il classico approccio industriale (il capo che comanda e controlla l’operaio) e dalla frustrazione che ne deriva. Dalla filosofia Agile sono nate alcune metodologie di organizzazione del lavoro, tra tutte la più conosciuta è Scrum, creata da uno degli autori del manifesto, Jeff Sutherland. Scrum è un termine usato nel rugby, ovvero il momento in cui la squadra si muove all’unisono per segnare il punto. Allo stesso modo, le tecniche della metodologia cercano di migliorare continuamente il lavoro di squadra per raggiungere collaborativamente gli obiettivi, attraverso tecniche di perfezionamento della comunicazione, della trasparenza, dell’impegno e della fiducia in azienda. Uno degli obiettivi delle metodologie Agili come Scrum è la riduzione degli sprechi attraverso un approccio ciclico e iterativo, che divide grandi obiettivi in attività più piccole, che si possono portare a termine facilmente in blocchi temporali definiti. Facendo un esempio più pratico, se si definiscono due settimane come periodo di lavoro ciclico (Sprint), a ogni iterazione la squadra cerca di capire quale parte dell’obiettivo può essere portata a termine in questo limite, rinviando le attività meno importanti alle fasi successive. In Scrum sono ben delineati alcuni ruoli: un responsabile della definizione delle attività e delle sue priorità (Product Owner), che fa da tramite alle richieste dei clienti o di mercato; una squadra di sviluppo, da 3 a 9 persone, con competenze diversificate, capace di concludere il proprio lavoro in autonomia; un facilitatore (Scrum Master) che monitora l’insieme dei processi e del lavoro di squadra aiutandola a migliorare costantemente l'efficienza riducendo gli impedimenti. Gli eventi Croce e delizia di Scrum sono i cosiddetti “eventi”, ovvero riunioni in cui la squadra si incontra periodicamente per allinearsi e imparare dai propri errori. La riunione giornaliera (Daily) dura al massimo 15 minuti, durante i quali ognuno racconta le cose più importanti che ha fatto e che farà in giornata, evidenziando possibili ritardi o blocchi. La pianificazione (Sprint Planning) è il momento in cui il team di sviluppo concorda le attività che ritiene si possano concludere nello Sprint. La revisione (Sprint Review) è la riunione a fine ciclo in cui le attività vengono presentate al Product Owner e ai committenti, in cui si decide se possono considerarsi concluse o devono essere pianificate nuovamente, riviste o cancellate (Backlog Refinement). La retrospettiva invece è il momento in cui la squadra si incontra per celebrare successi e fallimenti, cercando soluzioni migliori per raggiungere meglio gli obiettivi. In Scrum vengono utilizzati anche alcuni artefatti, ovvero elementi che possano mostrare l’avanzamento dei lavori e la loro conclusione. Solitamente si usa una lavagna (Scrum Board o Kanban), organizzata in colonne rappresentanti le fasi del processo. La prima, all’estrema sinistra, è la più importante (Product Backlog), perché contenitore principale di tutti gli obiettivi dei prossimi mesi. Gli elementi verranno poi suddivisi in attività più piccole, se necessario, in modo tale da poter essere sviluppate nello Sprint, spostandosi perciò in nuova colonna, definita Sprint Backlog. Nella lavagna è sempre possibile vedere cosa è in pianificazione, a cosa si sta lavorando e cosa è stato concluso. In ciascun elemento devono sempre essere chiari a tutti l’obiettivo da raggiungere e la definizione di conclusione. Per una organizzazione più efficace, meglio sarebbe indicare anche una stima dell’impegno necessario ed eventuali blocchi. L’interazione Dovrebbe essere chiaro adesso, che in un contesto Agile si fa molto spesso affidamento a un luogo e delle interazioni fisiche, per un risultato ottimale. Siamo curiosi di capire come le tecniche si siano adattate alle nuove esigenze di lavoro da remoto. Infatti, se uno dei valori Agili mette le interazioni tra le persone prima degli strumenti adottati, nel telelavoro la scelta degli strumenti potrebbe essere essenziale per una buona comunicazione, perché anche una semplice chiamata porta con sé barriere nascoste. Se, da un lato, lavorare a stretto contatto semplifica le comunicazioni, per farlo da casa è necessaria maggiore trasparenza, per ridurre gli sprechi di tempo intrinseci nelle telecomunicazioni. Ne abbiamo usati alcuni, non legati a una particolare metodologia, ma facilmente adattabili alle esigenze. Gli strumenti per comunicare Zoom e Microsoft Teams si sono rivelati estremamente efficaci per le riunioni cicliche, soprattutto grazie alle Breakout rooms, stanze virtuali in cui l’amministratore può decidere chi parteciperà, oppure lasciare la mano al fato. Nelle Breakout rooms è anche possibile impostare un tempo limite per cui alla fine della sessione si torna automaticamente nella stanza principale. L’approccio è un po’ duro, ma alla fine costringe a ottimizzare i tempi e concentrarsi sul tema in discussione. Miro permette ai partecipanti di interagire contemporaneamente attraverso lavagne virtuali, disegnando, scrivendo e attaccando dei post-it. Utile durante le riunioni in cui si vuole cercare di fare chiarezza tra le idee comuni, ma soprattutto durante le retrospettive. Trello è un compagno efficace nel gestire le code di lavoro, per la sua semplicità nel rappresentare le attività sotto forma di “card” trascinabili tra colonne, simboleggianti le fasi di progetto. La sua duttilità a volte può moltiplicare la confusione, nel dubbio ricordare una semplice regola: le attività dovranno sempre spostarsi da sinistra verso destra, se dovessero tornare indietro o rimanere ferme, il problema va analizzato e risolto il prima possibile. Slack è una popolare applicazione per la messaggistica di squadra in tempo reale, soprattutto attraverso canali pubblici dove ognuno può partecipare, permettendo una maggiore trasparenza e condivisione delle informazioni. Un altro punto di forza è la possibilità di integrare e interagire con decine di altri strumenti, come le applicazioni citate sopra. Conclusione Lavorare in modalità Agile da remoto è possibile, ma bisogna essere più organizzati, rispetto al lavoro da ufficio, soprattutto all’inizio. Potrebbero però mancare quei momenti di conversazione apparentemente fine a se stessa, ma in realtà utile per legare con il resto della squadra e smorzare possibili tensioni. Creare una stanza virtuale per il caffè dove lasciare videocamera e microfono accesi può essere d’aiuto. Ringraziamo Agile42 per il supporto.