Rimborsi ai dipendenti: spese per trasferte e missioni non vengono tassate. La circolare del Fisco

ROMA – I rimborsi per le spese sostenute dai dipendenti in trasferte e missioni con auto privata, anche in territorio comunale, escono dal reddito imponibile. La piccola ma importante novità arriva con il chiarimento dell’Agenzia delle entrate che vale per il 2025 e anche per gli esborsi per l’anno di imposta precedente.

L’indicazione è contenuta nella circolare n.15/E con cui l’Agenzia fornisce istruzioni sulle modifiche introdotte dalla legge di bilancio 2025 (legge n. 207/2024) In merito al trattamento fiscale delle indennità trasferte e missioni per lavoratori dipendenti, autonomi e imprese. Il documento di prassi definisce in modo puntuale le condizioni da rispettare e anche i casi in cui è richiesto l'utilizzo di strumenti di pagamento tracciabile, offrendo un quadro unitario delle regole da applicare.

Rimborsi esclusi dal reddito imponibile

In ottica di semplificazione, per quanto riguarda i rimborsi di spese di viaggio e trasporto per trasferte o missioni all'interno del territorio comunale, la norma ha eliminato il riferimento ai documenti provenienti dal vettore. Di conseguenza, questi rimborsi non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente nel caso in cui le spese siano "comprovate e documentate" anche con altre modalità.

Non concorre quindi più al reddito il rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l'utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le tabelle Aci, anche in caso di trasferta nell'ambito del territorio comunale. La disciplina si applica anche ai rimborsi, erogati nel 2025, relativi a spese sostenute nel periodo d'imposta precedente. Fuori dal reddito imponibile, inoltre, i rimborsi delle spese di pedaggio, documentate, sostenute durante le trasferte e quelli relativi alle spese di parcheggio.

Regole sulla tracciabilità

La circolare analizza poi le modifiche apportate dalla legge di bilancio 2025 (legge n.207/2024) e dal decreto fiscale (dl n. 84/2025) In materia di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e ncc). In particolare, la condizione di tracciabilità si applica sia per le trasferte all'interno del comune, sia per quelle al di fuori dello stesso. Dall’1 gennaio 2025, quindi, i rimborsi di queste spese non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile. L'obbligo di tracciabilità riguarda anche i casi in cui il trasportatore operi mediante l'utilizzo di "piattaforme di mobilità", mentre continuano a non essere assoggettate alla condizione di tracciabilità le spese per viaggi e trasporti effettuati con mezzi diversi dal taxi e ncc - come, per esempio, autobus, treni, aerei, navi - e i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica.